In de raadstafel van 28 juni 2023 is de jaarverantwoording 2022 aan de orde geweest. In deze vergadering zijn ook de aanbevelingen (Vergadering IJsselzaal (livestream) 28-06-2023 Gemeente Deventer (raadsinformatie.nl) ) van de Auditcommissie ten aanzien van de jaarverslaglegging besproken. Op 5 juli 2023 heeft de gemeenteraad de Jaarrekening en het Jaarverslag 2022 vastgesteld.

De Auditcommissie oordeelt dat de jaarstukken, over het algemeen van ruim voldoende kwaliteit is om de raad zijn controlerende taak uit te laten voeren, de jaarstukken over het algemeen goed leesbaar en helder van structuur en opzet is, dat het goed is om te constateren dat er kwalitatieve stappen zijn gezet in de verantwoording en dat de accountant een goedkeurende accountantsverklaring voor de jaarrekening af zal geven. Daarmee voldoet de jaarrekening aan de normen en eisen die daarvoor door de raad zijn gesteld.

De aanbevelingen zijn deels herhalend en gericht op het nog SMART-er en consistenter formuleren (Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch en Tijdgebonden) van doelstellingen en prestaties. Nieuwe aanbevelingen richten zich op het helder inzicht geven in effecten van beleid door in te gaan op trends en ontwikkelingen en hierbij ook een koppeling te maken met de output in relatie tot het verleden en/of vergelijkbare gemeenten. Ook op de toelichting op de monitor, waarbij in één opslag te zien is in hoeverre de doelstellingen en prestaties gerealiseerd of gewijzigd zijn, is ruimte voor verbetering.

De reactie van het college treft u aan in de raadsmededeling 2023-597 (2023-597+Reactie+college+aanbevelingen+auditcommissie+jaarstukken+2022 (raadsinformatie.nl) ).

Opvolging aanbevelingen uit accountantsverslag over Jaarverslaglegging 2022

Het accountantsverslag bij de jaarrekening 2022 (Gemeente+Deventer+Accountantsverslag+2022+(getekend) (raadsinformatie.nl) ) geeft enkele bevindingen voor het boekjaar 2022. Deze bevindingen hebben een directe koppeling met de interim-controle 2022 die primair gericht is op het beoordelen van de administratieve organisatie en de interne beheersingsmaatregelen (key controls) in de voor de jaarrekening relevante bedrijfsprocessen en is er gerapporteerd over de interne beheersing die van belang is voor de betrouwbaarheid van de jaarrekening 2022. De accountant constateert dat de gemeente proactief en planmatig werkt vanuit een overkoepelende visie op planning en control en dat de interne beheersmaatregelen van voldoende niveau zijn, maar op onderdelen verder kunnen worden versterkt en efficiënter kunnen worden ingericht. De gemeente heeft deze aanbevelingen waar mogelijk ter hand genomen.

De interim-controle 2023 heeft zich regulier met name gericht zich op het beoordelen van de opzet, bestaan en werking van de administratieve organisatie / interne beheersing (AO/IB) van de materiële financiële processen. De voor de jaarrekeningcontrole qua omvang en/of risico’s meest relevante posten of processen zijn:

• administratie & Verslaglegging (waaronder de memoriaalboekingen, tussentijdse informatievoorziening e.d.);

• aanbestedingen, inkopen, investeringen en betalingsverkeer.
• grondexploitatie.
• sociaal domein en sociale uitkeringen.
• subsidieverstrekkingen en subsidievaststellingen.
• personeel en salarissen.
• treasury.
• opbrengstenstromen: algemene uitkering, subsidiebaten, parkeren, verhuur en belastingopbrengsten.
• automatiseringsomgeving (general IT-controls en cybersecurity).

Bij de interim-controle 2023 heeft de accountant deze relevante processen onderzocht en tevens de follow-up controle uitgevoerd op de adviezen vanuit het accountantsverslag 2022 respectievelijk de interim-controle 2022 (management letter 2022).

Baker Tilly heeft geconstateerd dat het advies “stel een kadernota Misbruik en Oneigenlijk (M&O) op” is opgevolgd. De kadernota ‘Voorkomen en bestrijden misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) Deventer’ is in het vierde kwartaal 2023 vastgesteld door het college.

Ook heeft Baker Tilly geconstateerd dat het overgrote deel van de adviezen naar aanleiding van de interim-controle 2022 is opgepakt en is opgenomen in verbetertrajecten die de nodige tijd en ambtelijke capaciteit vergen; het zijn veelal intensieve trajecten. Naast deze lopende verbetertrajecten heeft de accountant ook geconstateerd dat er hard en voortvarend is gewerkt aan de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college ingaande 2023.

Voor de onderdelen die niet zijn opgepakt geldt dat de daarvoor eerst ondersteunende applicaties c.q. nieuwe applicaties geïmplementeerd moeten worden. De bevindingen zijn in detail besproken en toegelicht in de Auditcommissie, waaronder ook de wijze waarop verder gewerkt wordt aan oplossingen.