De Wet open overheid is per 1 januari 2022 van kracht geworden. Sinds november 2022 is er een DOWR Woo-kwartiermaker en -contactpersoon aangesteld, die ook de Woo-verzoeken coördineert. Er zijn dit jaar enkele aanpassingen gemaakt in het werkproces voor het behandelen van Woo-verzoeken. Zo wordt er bijvoorbeeld actief contact gezocht met indieners van verzoeken om de levering van informatie te versnellen. Ook is er zogenaamde anonimiseringssoftware aangeschaft. Deze software kan met behulp van kunstmatige intelligentie informatie 'weglakken' die uitgezonderd is van openbaarmaking, zoals persoonsgegevens. Hierdoor kan informatie sneller en correcter aangeleverd worden aan inwoners.

Eind 2023 zijn er naast de Woo-coördinator twee Woo-juristen en een Woo-ondersteuner geworven. In 2024 zullen deze juristen, de ondersteuner en de coördinator samenwerken aan verbetering en versnelling van de behandeling van Woo-verzoeken.

Openbaarmaking op verzoek (passief) - Woo-verzoek

De verzoeken onder de Woo kennen een wettelijke afhandelingstermijn van maximaal 42 dagen. Het rapport ‘Ondraaglijk traag’ uit 2022 van de Open State Foundation liet echter zien dat ministeries gemiddeld 161 dagen nodig hebben om een Woo-verzoek af te handelen. In Deventer lag de gemiddelde afhandelingstermijn van een gewoon (niet complex of omvangrijk) Woo-verzoek in 2023 op 39 dagen. In totaal ontving Deventer 90 Woo-verzoeken in 2023. Bij 18 van deze verzoeken kon dit afgehandeld worden als een informatieverzoek; op deze manier heeft de indiener sneller de informatie en vergt dit van medewerkers minder capaciteit.
Statistieken over Woo-verzoeken worden sinds 1 januari 2023 bijgehouden. De onderstaande tabel geeft inzicht in de afhandeling van Woo-verzoeken in Deventer:

Openbaar maken uit eigen beweging (actief)

De 17 informatie categorieën die de Woo verplicht voorschrijft om openbaar te maken uit eigen beweging, staan hierna in een overzicht weergegeven. Met achter de informatiecategorie om welk artikel uit de Woo het gaat en een beschrijving van de documenten. Daarna volgt per categorie de inventarisatie van wat er al openbaar wordt gemaakt in Deventer en hoe of op grond waarvan. Vervolgens wat er landelijk openbaar wordt gemaakt en tot slot de voorgenomen planning van het Rijk voor 2023 volgens de concretiseringsbrief van BZK aan de Tweede Kamer (8-7-2022). Na het overzicht staat een toelichting op de gebruikte afkortingen.

Een gemeente waarvan de informatiehuishouding op orde is, weet waar documenten volgens de definitie uit de Woo (art. 2.1 en 2.2) te vinden zijn. Documenten kennen een voorgeschreven bewaartermijn waarop deze worden geselecteerd en overgedragen voor de archiefbewaarplaats of voor vernietiging. Documenten (of informatieobjecten) zijn steeds diverser dankzij digitalisering: denk aan teksten, Geo-informatie, 3D-bestanden en appberichten.  Die verscheidenheid geeft nieuwe opgaven om deze volgens geldende eisen duurzaam beschikbaar te houden. Ook moeten documenten digitaal toegankelijk zijn. Dit transitieproces vraagt aanpassing van werkprocessen, functies en rollen over de volle breedte van de organisatie. Stapsgewijs wordt dit in beeld gebracht. Dit vormt de basis voor efficiëntere bedrijfsvoering, verantwoording, verregaande openbaarheid en transparantie en een betere bescherming van het cultureel erfgoed.

De indicatoren die zijn opgesteld voor het op orde zijn van de informatiehuishouding vanuit het Woo-Meerjarenplan zijn de volgende:

• Iedere gemeente heeft de beschikking over of is aangesloten op een e-depotvoorziening;
• Binnen de applicaties zijn selectielijsten geïmplementeerd, om hoeveel applicaties gaat het en het aantal selectielijsten daarbinnen;
• Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op emailarchivering, daarvoor sluit de gemeente aan bij een landelijke aanpak, zie hierna;
• Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op tekstberichten;
• Iedere gemeente heeft een informatiebeheerplan (minimaal: inzicht in werkprocessen, proceseigenaar, in welke applicaties welke data/documenten staan, hoe het beheer is geregeld);
• Iedere gemeente hanteert een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer, zoals vastgelegd in artikel 16 van de Archiefregeling;
• Iedere gemeente heeft een metagegevensschema vastgelegd en aan elk blijvend te bewaren informatieobject metagegevens gekoppeld;
• Naast deze indicatoren wordt op de informatiehuishouding ook toezicht gehouden door de provincie vanuit de Wet revitalisering generiek toezicht, waarover de raad jaarlijks wordt geïnformeerd via het Totaalbeeld interbestuurlijk toezicht.

Email archivering

De digitalisering maakt e-mailverkeer mogelijk en daarmee creëert iedereen een eigen 'postkamer'. Als er archiefwaardige e-mail binnenkomt moet dat volgens de Archiefwet worden vastgelegd in de zaak waar dit betrekking op heeft. Dit gebeurt onvoldoende en dit vraagstuk is voor veel (overheids)organisaties bekend. Om te borgen dat e-mail-verkeer vastgelegd wordt, is op rijksniveau in samenwerking met het Nationaal Archief de Capstone-methodiek ontwikkeld. Gemeenten zijn uitgenodigd om aan deze methodiek deel te nemen. De DOWR-gemeenten hebben zich aangemeld, voorbereiding van de implementatie is eind 2023 gestart.

Focusteam 5 Wetten

Digitalisering, huishouding, toegankelijkheid en transparantie van informatie zijn complexe vraagstukken die om grote oplossingen vragen. Sinds juni 2023 is de tweede fase van het Focusteam 5 wetten in DOWR-verband van start gegaan. In dit team komen medewerkers met verschillende specialisaties samen om aan oplossingen te werken voor verschillende informatiewetten rondom digitalisatie en transparantie. De zijn naast de Woo: de Archiefwet, de Wet Elektronische Publicaties, De Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer en het Tijdelijk Besluit Digitale Toegankelijkheid Overheid. Enkele van de opdrachten voor dit team zijn: het realiseren van een publicatieplatform voor actieve openbaarmaking, het digitaal toegankelijk maken van te publiceren documenten en het informeren van alle DOWR-medewerkers over wettelijke vereisten en veranderingen rondom toegankelijkheid van informatie.