Per 1 januari 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamers (Wvdr) in werking getreden. Met deze wetswijziging is onder andere de verplichting ingevoerd voor het college van Burgemeester & Wethouders (hierna: college) om een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen als onderdeel van de jaarrekening. Het college legt in de jaarrekening zelf verantwoording af over de mate waarin zij in het boekjaar rechtmatig heeft gehandeld. Het college gebruikt hiervoor de voorgeschreven teksten van de Commissie BBV zoals opgenomen in bijlage 1 van de kadernota Rechtmatigheid 2023.

In deze paragraaf Bedrijfsvoering is op basis van de kadernota Rechtmatigheid 2023 van de commissie BBV en op basis van de afspraken van het college met de gemeenteraad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het college ook beschreven welke acties het heeft ondernomen en/of gaat ondernemen om de vermelde afwijkingen in de toekomst op te lossen of te voorkomen.
In de notitie 'paragraaf Bedrijfsvoering augustus 2021' van de commissie BBV zijn stellige uitspraken (verplicht karakter) en aanbevelingen opgenomen waarover ingaande het boekjaar 2022 dient te worden gerapporteerd in de paragraaf Bedrijfsvoering.

In de financiële verordening is vastgelegd dat de verantwoordingsgrens voor het college over rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden 1% van de totale lasten bedraagt en een rapportagegrens van €200.000 wordt gehanteerd.
Rechtmatigheid gaat over het handelen in overeenstemming met de geldende regels en besluiten. We gebruiken daarbij de drie criteria voor rechtmatigheid: het voorwaarden criterium, het begrotingscriterium en het criterium voor misbruik en oneigenlijk gebruik. Toepassing van deze criteria betekent dat inzicht wordt gegeven in afwijkingen van de lasten en de baten ten opzichte van door uw raad goedgekeurde budgetten, inzicht in afwijkingen van de toepassing van wet- en regelgeving (met financiële consequenties) en of financiële afwijkingen die het gevolg zijn van misbruik of oneigenlijk gebruik. In deze paragraaf rapporteert het college over afwijkingen en fouten (boven de rapportagegrens van €200.000) op basis van deze criteria.

In 2021 zijn wij op eigen initiatief gestart met de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekeningen. Vanaf 2024 (jaarrekening 2023) is dit een wettelijke verplichting. Het college legt zelf verantwoording af over de mate waarin zij rechtmatig heeft gehandeld. Deze controle op de rechtmatigheid verschuift hiermee van de accountant naar het college.  

Om onrechtmatigheden te beheersen en controleren maken wij gebruik van het controlframework van eerste-, tweede- en derdelijns controle. Fouten worden zoveel mogelijk voorkomen in de eerste lijn, collega's toetsen voorstellen voordat een besluit wordt genomen. De tweede lijn controleert dossiers achteraf met een steekproef en de derde lijn kijkt of dit systeem goed is ingericht. Hiermee onderzoekt en verbetert de organisatie continu de rechtmatigheid van ons handelen.

Een belangrijke rol is weggelegd voor het Audit team (Finance en Control) dat verantwoordelijk is voor de uitvoering van de verbijzonderde interne controles. Dit team stelt jaarlijks een controleplan op waarin staat beschreven op welke wijze de belangrijkste stromen/processen en eventuele speerpunten op het gebied van rechtmatigheid worden gecontroleerd. Minimaal twee keer per jaar brengt het team een rapportage uit over de uitkomsten van de uitgevoerde verbijzonderde controles. Deze rapportages vormen een belangrijke basis voor de rechtmatigheidsverantwoording van het College.